Voyage au sommet : la transformation numérique de Royal FrieslandCampina

Royal FrieslandCampina est l’une des plus grandes entreprises de produits laitiers au monde ; une coopérative comptant plus de 18 000 agriculteurs membres aux Pays-Bas, en Allemagne et en Belgique.

Il y a cinq ans, l’équipe trésorerie de l’entreprise a entrepris de passer du statut de décideur à celui de service de trésorerie stratégique et proactif, avec une équipe opérationnelle centralisée dans le cadre d’une réorganisation structurelle. L’objectif de ce changement était d’obtenir une vision et un contrôle globaux de la trésorerie de l’entreprise et de soutenir les fonctions de trésorerie de base dans les centres de services partagés.

La première étape a été la mise en place d’un centre de paiements centralisé qui a permis de normaliser les processus de paiements à l’échelle mondiale. Après que l’une des principales banques a annoncé qu’elle mettait fin à ses services de cash management, l’équipe trésorerie de l’entreprise a réalisé que si elle voulait initier le changement et obtenir les résultats escomptés, chaque membre de l’équipe devait avoir un objectif précis. Une équipe dédiée aux opérations de trésorerie a été créée, comprenant un chef de projet trésorerie et un responsable des systèmes de trésorerie. L’élaboration d’une stratégie informatique propre à la trésorerie, qui a défini des lignes directrices claires pour la sélection de nouveaux systèmes, a également été un élément clé de cette transformation. Le choix de solutions Cloud était particulièrement important pour assurer l’avenir des opérations de trésorerie, afin de réduire la dépendance globale à l’égard de l’informatique interne et de disposer en permanence d’une version actualisée afin d’accélérer la prise de décision.

Cette mise en place a donné le coup d’envoi de l’accélération d’un processus mondial optimal de paiement et de recouvrement qui deviendrait plus efficace en termes de temps et de coûts et moins sujet aux erreurs grâce à une infrastructure informatique efficace et allégée. Le projet Everest, comme il a été nommé, est né en 2017 pour réaliser ces objectifs. Après une consultation approfondie des principales parties prenantes, le plan du projet a été élaboré avec quatre camps pour atteindre le sommet.

1) Netting (compensation) inter-société : Les équipes de services partagés ont passé beaucoup de temps à corriger des erreurs dans les factures inter-société. Le règlement des paiements internes était traité sur une base brute via des comptes bancaires externes. En 2017, la trésorerie d’entreprise a choisi Coprocess comme outil de compensation globale pour le rapprochement, la discussion et la compensation mensuelle. La compensation d’un million de factures par an est désormais un processus continu, ce qui réduit la pression du traitement de fin de mois pour les centres de services partagés et réduit les frais de transaction de 100000 euros par an. Néanmoins, les économies les plus importantes sont réalisées grâce à l’optimisation des processus.

2) Opérations bancaires internes : Pour fournir une base permettant de réduire davantage les paiements externes et s’éloigner de la gestion centralisée notionnelle, un système bancaire interne a été sélectionné et mis en œuvre en 2018. Au cours du processus de sélection, Kyriba a offert à FrieslandCampina la possibilité non seulement de mettre en place des opérations bancaires internes solides, mais aussi de mettre à jour et d’intégrer la fonctionnalité TMS au sein d’une seule et même solution. La solution totale a été mise en œuvre en six mois et mise en service à la fin de 2018, avec une fonctionnalité de trésorerie complète et une banque interne. Après la conversion des pools notionnels en pools de balance nulle, la banque interne compte plus de 180 comptes, et un solde de 3,7 milliards d’euros. Les premiers paiements scripturaux d’intérêts inter-société, de devises et de compensation sont comptabilisés via la banque interne, et le nombre de comptes bancaires externes est réduit de 50.

3) Payment Factory : Une fois la banque interne en place, la dernière étape du parcours vers le sommet est la mise en œuvre d’une Payment Factory. Grâce à l’utilisation de comptes virtuels, FrieslandCampina souhaite réduire davantage le nombre de comptes bancaires et contrôler les flux de trésorerie sortants et entrants. Un projet pilote a été lancé en 2019 avec plusieurs banques.

4) Au-delà du Sommet : FrieslandCampina cherche en permanence l’optimisation numérique et utilise l’efficacité de l’équipe chargée des opérations de trésorerie pour atteindre ses objectifs. Le prochain point à l’ordre du jour est la mise en œuvre du module de gestion des risques de change de Kyriba (anciennement FiREapps), afin d’automatiser les opérations de change et de calculer et surveiller de manière centralisée l’exposition au risque de change. L’automatisation des processus robotiques (RPA) sera également mise en œuvre afin de réduire davantage les étapes manuelles dans les processus de trésorerie et de compensation.

Grâce à l’attention que l’équipe porte désormais à l’excellence opérationnelle, le projet Everest a jusqu’à présent été livré dans les délais, avec des processus intégrés, sans interruption de l’activité, dans le respect du budget et au-delà des attentes. « Nous sommes tellement fiers du parcours de transformation numérique initié par la trésorerie », déclare le responsable des opérations de trésorerie, Jeroen Brieffeis. « Nous disposons désormais des outils nécessaires pour optimiser davantage nos flux de trésorerie et nos processus, rapidement et efficacement. Nous pouvons fournir un meilleur aperçu interne et une meilleure fiabilité à nos parties prenantes et, grâce à l’automatisation, nous avons plus de temps pour la réflexion stratégique. »